Niets is zo pijnlijk als het moment waarop je op de verzenden button drukt en vanuit je ooghoek ziet dat je de verkeerde persoon hebt ingevuld. Zeker wanneer er gevoelige informatie in staat, of – misschien nog wel erger, een roddel. Wat doe je als je een e-mail naar de verkeerde persoon hebt gestuurd?
Kun je de verkeerd verzonden e-mail nog terughalen?
Sommige e-mailprogramma’s bieden de mogelijkheid om een e-mail terug te halen, indien de ontvanger hem nog niet geopend heeft. De allerbeste oplossing, natuurlijk, wanneer je per ongeluk een e-mail naar de verkeerde persoon hebt gestuurd. Hoe werkt dit?
E-mail terughalen in Outlook
Outlook biedt de mogelijkheid om een verkeerd verzonden e-mail terug te trekken als deze nog niet gelezen is door de ontvanger. Je doet dit als volgt:
- Kies in mappenvenster links van het Outlook de map Verzonden items.
- Open het bericht dat je wilt intrekken. Dubbelklik om het bericht te openen. Dit lukt niet als je het bericht selecteert en het wordt weergegeven in het leesvenster.
- Als je ‘het klassieke lint’ gebruikt, selecteer je vervolgens op het tabblad Bericht de optie Acties > Dit bericht inroepen. Als je ‘het vereenvoudigde lint’ hebt, selecteer dan het tabblad Bericht en selecteer vervolgens Meer opdrachten. Wijs Acties aan en selecteer Dit bericht inroepen.
- Klik op Ongelezen kopieën van dit bericht verwijderen of Ongelezen kopieën verwijderen en vervangen door een nieuw bericht en klik vervolgens op OK.
E-mail terughalen in Gmail
Ook in Gmail heb je even de tijd om een verzonden bericht terug te halen. Dit doe je zo:
- Linksonder zie je Bericht verzonden en een optie Ongedaan maken of Bericht bekijken.
- Klik op Ongedaan maken.
Hoe erg is het dat de verkeerde persoon de e-mail ontvangt?
Lukt het terughalen van de verkeerd verzonden e-mail niet meer? Haal dan even diep adem en evalueer of het echt een ramp is dat de e-mail verzonden is of dat het meer onhandig is.
Hoe reageer je op een onhandig mailtje aan de verkeerde persoon?
Een onhandig mailtje is wanneer je iemands naam verkeerd hebt gespeld of als je twee klanten met dezelfde naam hebt en het mailtje per ongeluk naar de verkeerde klant hebt gestuurd (mits er geen gevoelige informatie in het mailtje stond). Vervelend en het voelt misschien onprofessioneel – zeker wanneer het je al vaker overkomen is bij diezelfde klant (been there, done that), maar zeker geen ramp. Stuur er gewoon een net mailtje achteraan, met in de onderwerpregel de boodschap om de vorige mail te negeren aangezien deze verkeerd geaddresseerd was. Bijvoorbeeld:
Gelieve mijn vorige e-mail te negeren, verkeerd geaddresseerd – excuses
Hoe reageer je wanneer je gevoelige informatie hebt gestuurd aan de verkeerde persoon?
Erger wordt een verkeerd verzonden e-mail natuurlijk wanneer je gevoelige (bedrijfs)informatie aan de verkeerde persoon hebt gestuurd, of wanneer het een roddel of onaardige opmerking hebt gestuurd. Zo hoorde ik eens het verhaal van een collega die een veeleisende klant had en in plaats van op doorsturen te klikken op reply gedrukt had met de boodschap “Moet je zien wat die bitch nu weer voor veeleisende opmerkingen heeft gestuurd”. Je raadt het al, deze ging reply naar de klant, in plaats van naar een collega. Op zo’n moment kun je wel door de grond zakken, natuurlijk.
Wat ik in ieder geval wel prettig vond aan het bovenstaande verhaal, was dat het ging om de directeur van dat bedrijf die de e-mail had gestuurd. Zo zie je; ook dit soort onhandige, onprofessionele fouten zijn menselijk en het overkomt iedereen wel eens. Hoe reageer je het best, op zo’n moment? Door eerlijk je excuses aan te bieden en te zeggen dat het onprofessioneel gedrag was.
Wanneer je per ongeluk gevoelige informatie hebt gedeeld, is het verstandig om de persoon in kwestie direct even te bellen. Vraag hem of haar de e-mail ongelezen te verwijderen.
Moet je je manager inlichten?
Liever niet, natuurlijk. Fouten houden we het liefst voor onszelf. Toch kan het verstandig zijn om je baas even in te lichten of je foutje. Zeker wanneer het gevoelige informatie betreft, is het verstandiger om dit wel te doen. Zo ben jij in ieder geval eerlijk geweest en is je manager op de hoogte en kan hij/zij meedenken over oplossingen. Bedenk je dat het vele malen erger is wanneer het later alsnog bekend wordt of een probleem oplevert; over het algemeen wordt eerlijkheid gewaardeerd.
